Ни для кого не секрет, что для автоматизации документооборота в области охраны окружающей среды на предприятиях многие используют таблицы MS Excel. Некоторые пользователи уверены, что MS Excel со всем его функционалом действительно способен заменить полноценную систему автоматизации документооборота, несмотря на то, что специалисты по внедрению программного продукта постоянно стараются разъяснить: с минимальными затратами сложно получить хороший результат. Многочисленные поклонники Excel продолжают противиться очевидным фактам, а как итог – теряют время на восстановление информации и, соответственно, деньги.
MS Excel
Сам продукт не нуждается в представлении. Excel используют представители самых разных сфер бизнеса. Благодаря удобной работе с формулами и возможностями внутренних вычислений такие таблицы долгое время выполняли очень важную функцию: замену бумажных документов и необходимость ручного расчета различных параметров. На первый взгляд кажется, что перед нами идеальный вариант автоматизации документооборота, но статистика показывает, что сотрудники не проходят дальше использования стандартных формул или заполнения таблиц простыми данными. Чтобы овладеть всеми возможностями Excel необходимо учиться и практиковаться.Приведем несколько недостатков таблиц Excel в сравнении со специализированным экологическим софтом- сложности одновременной работы нескольких пользователей с одной информационной системой;
- повышенное влияние «человеческого фактора» на корректность таблиц (одной ошибкой в работе с таблицей можно испортить работу всего файла);
- трудности организации множества таблиц в различных вариантах (черновой, согласованный, утвержденный и т.п.), что требует дополнительных усилий по организации работы с файлами;
Кроме вышеперечисленного пользователи таблиц Excel сталкиваются со следующими сложностями
1. Потеря информации. Трудности с таблицами Excel возникают при передаче файла от одного специалиста к другому. В таких версиях часто содержатся скрытые формулы, а информация о принципах составления таблиц труднодоступна либо вовсе отсутствует.2. Ликвидация разработчика, увольнение сотрудников. Сложности с обновлением. После внесения любых изменений в природоохранную документацию предприятия специалист больше не может полноценно использовать разработанные ранее таблицы Excel. Требуется внесение изменений.
Часто происходит так, что сотрудник, разработавший файл Excel, увольняется и внесение изменений в него становится проблематичным, ввиду несопоставимости трудозатрат на ознакомление нового специалиста со всеми тонкостями разработанного ранее файла для внесения изменений и стоимости, которую Заказчик готов заплатить за такую работу. В таких случаях стоимость внесения изменений может достигать стоимости разработки файла.
3. Отсутствие возможности восстановления данных при их потере.
Мы предлагаем новый подход к организации экологического документооборота
Программные продукты Е3 разработаны на базе облачной платформы. Данная технология обладает рядом преимуществ:– доступ в личный кабинет возможен с любого устройства, имеющего выход в Интернет, что позволяет пользователю быть непривязанным к местоположению;
– консолидация информации. Работа в системе может быть организована для неограниченного количества пользователей. Внесение данных непосредственно на участках позволит сократить временные затраты на передачу информации. Предоставление доступа к программному обеспечению бухгалтерии предприятия упростит подачу налоговой декларации;
– стоимость. Стоимость доступа к программе значительно меньше в сравнении с программным обеспечением, разрабатываемом по индивидуальному техническому заданию, а также в сравнении со стоимостью разработки корректного файла Excel в лицензионном продукте;
– безопасность данных. Вся информация сохраняется на облачном хранилище, что исключает вероятность ее потери. Имеется возможность выгрузки информации за любой из предыдущих периодов, что крайне важно при проведении проверок или аудита. Доступна функция восстановления данных за предыдущие периоды в случае, если у Пользователя отсутствовала возможность работать в программе;
– модернизация. Специалисты компании разработчика ОДО «ЭНЭКА» постоянно отслеживают изменения в законодательстве и своевременно модернизируют систему Е3 в режиме онлайн. Формы выгружаемых документов соответствуют требованиям природоохранного законодательства Республики Беларусь.
Ниже приведены еще несколько преимуществ программного продукта Е3 в сравнении с таблицами Excel
1. Ответственность за результаты расчета. Ответственность за все механизмы расчетов, заложенные в программу, несет компания-разработчик.2. Непрерывная техническая поддержка. Команда проекта Е3 обеспечивает непрерывную техническую поддержку, оказывает консультации по работе с программой, а также консультации по экологическим вопросам. Специалистами компании проводятся обучающие семинары и видеоконференции по вопросам работы с программой. Кроме прочего, в стоимость технической поддержки включено внесение изменений в личный кабинет пользователя в случае корректировки документации, изменений природоохранного законодательства;
3. Простота в использовании. Для работы в программе не требуется специальное экологическое образование. Подробное индивидуальное руководство пользователя позволит освоить работу в программе в кратчайшие сроки специалисту любого уровня подготовки;
4. В программном продукте «Е3» доступ к формулам закрыт для Пользователя. А вот случайная ошибка/опечатка в таблице Excel может привести к невозможности расчета и сбою во всем файле.
Подведем итог
Выше было приведено сравнение таблиц Excel и специализированного экологического софта Е3. Использовать устаревшие методы не самый лучший вариант для бизнеса любого масштаба. Сегодня все большее количество Заказчиков отдают предпочтение автоматизированному учету в Е3, так как смогли оценить эффективность и удобство данного программного обеспечения.Переход на программный продукт поможет вам перестать опасаться за потерю своих данных, увеличит эффективность работы, даст возможность отслеживать работу ответственных лиц, а также моментально редактировать данные.
Компания ОДО «ЭНЭКА» находится на рынке уже более 15 лет. В компании работает более 320 высоко квалифицированных сотрудников, а проект «Е3» выделен в отдельный отдел, специфика которого – разработка экологического софта и техническая поддержка пользователей. На данный момент программы «Е3 Воздух» и «Е3 Отходы» используют уже более 100 специалистов страны, что говорит о ее удобстве и надежности.
Кроме программного обеспечения мы рады предложить и другие виды экологических услуг: разработка экологического паспорта проекта, отчет об оценке воздействия на окружающую среду, проект СЗЗ, разработка инструкций по обращению с отходами, проект санитарной охраны артскважин, разработка инструкций по осуществлению производственных наблюдений в области ООС, предоставление услуги внештатный эколог. С полным перечнем экологических услуг можно ознакомится на сайте eneca.by, а также по номеру телефона +375291173863.